Hvor høy er grensen for prosjektregnskap nå?

27. juni 2024 skjedde det en betydelig endring i reglene for krav til prosjektregnskap. Grensen for når et prosjektregnskap er nødvendig, økes til 5 ganger folketrygdens grunnbeløp (G). 1(G) utgjør kr 620.140.
Denne endringen er et resultat av en oppdatering i bokføringsforskriften. Dette er en kraftig økning fra den tidligere grensen på kr 300.000.

Flat Lay Photography of Mug and Coffee Bean

Bakgrunnen for endringen

Bokføringsforskriften delkapittel 8-1 inneholder spesialregler for bygge- og anleggsvirksomheter samt verftsindustrien. Disse reglene er utformet for å sikre korrekt regnskapsføring for prosjekter av en viss størrelse, og gjelder både for arbeid utført for egen regning, og for andres regning.

§ 8-1-3 i bokføringsforskriften fastsetter nå at prosjektregnskap skal utarbeides for prosjekter hvor anbudspris eller anslått omsetningsverdi (eks. mva.) overstiger 5 G. Ettersom grunnbeløpet justeres 1. mai hvert år, vil grenseverdien også bli oppdatert tilsvarende.

Hva innebærer økningen i grensebeløpet?

Endringen betyr at prosjekter med en anbudssum eller omsetningsverdi på inntil kr 620.140 nå slipper å føre prosjektregnskap. Sammenlignet med tidligere grense på kr 300.000. For mange mindre prosjekter kan dette lette administrasjonsbyrden. Det er imidlertid viktig å merke seg at det ikke er spesifikke overgangsregler for prosjekter som allerede er i gang per 27. juni 2024, og som ligger i intervallet mellom den gamle og nye grensen. For disse vil mange bedrifter trolig velge å videreføre prosjektregnskapet til prosjektets avslutning, spesielt hvis dette allerede er etablert.

Viktige punkter om forståelsen av grensebeløpet

  1. Unntak for prosjekter under grensen: For virksomheter med prosjekter både over og under 5 G-grensen, er det ikke plikt til å føre prosjektregnskap for de mindre prosjektene.
  2. Frivillig prosjektregnskap: Selv om det ikke er pålagt, velger noen virksomheter å føre prosjektregnskap for å sikre bedre oversikt og mulighet for avstemming.
  3. Flere prosjekter fra samme oppdragsgiver: Disse må vurderes separat hvis de er fysisk adskilt, og anbudssummen splittes på de forskjellige prosjektene.
  4. Vurdering ved oppstart: Foretak må vurdere om prosjektet overskrider grensen allerede ved oppstart.
  5. Prosjekter som overstiger grensen underveis: Hvis et prosjekt som først ligger under grensen senere viser seg å overstige den, er det ikke pålagt å føre prosjektregnskap for dette.
  6. Sammensatte leveranser: Når flere varer og tjenester leveres samtidig, er det den totale omsetningsverdien som skal vurderes opp mot grensebeløpet.
  7. Endring av arbeidets karakter: Hvis et prosjekt endrer seg fra å være arbeid i egen regi til arbeid for fremmed regning, må det føres separat prosjektregnskap for hver enkelt kontrakt.

Hva skal prosjektregnskapet inneholde?

Selv om grensen for krav til prosjektregnskap er hevet, er det ingen endringer i selve innholdet av et prosjektregnskap. Et prosjektregnskap må fremdeles utarbeides minst hver fjerde måned, i tråd med den lovpålagte regnskapsrapporteringen.

Ifølge bokføringsforskriften § 8-1-4 skal prosjektregnskapet inneholde:

  • Prosjektkode
  • Oppdragsgivers navn og adresse, samt eventuelt organisasjonsnummer
  • Oppdragets art, oppstart og opphør
  • Alle direkte kostnader og inntekter

Kostnader må spesifiseres på lønn, materialer, underentreprenører og andre direkte kostnader, tilpasset prosjektets natur.

Timelister og oppbevaringsplikt

Bokføringsforskriften § 8-1-2 pålegger virksomheter å føre timelister for ansatte som jobber på prosjektet, uavhengig av prosjektets størrelse. Videre er det 10 års oppbevaringsplikt for prosjektregnskapet, inkludert dokumentasjon av bokførte opplysninger, byggekontrakter, tegninger, kontrakter med underentreprenører, timelister og ordrelister.

Hvis prosjektregnskapet er integrert i det øvrige regnskapet, må hele regnskapet oppbevares i 10 år. Et viktig element er også kravet om et kontrollspor mellom prosjektregnskapet og de tilhørende bilagene, sikret gjennom bruk av prosjektkode.

Avsluttende tanker Den nye grensen på 5 G gir større fleksibilitet for små prosjekter og reduserer den administrative byrden for mange bedrifter. Samtidig kreves det fortsatt nøyaktighet